창업자에게 시간은 곧 생명과도 같습니다. 하루 24시간이 모자라 쪽잠을 자며 아이디어를 실현하려 애쓰는 초기 창업가들을 수없이 봐왔습니다. 저 역시 수많은 프로젝트를 진행하면서 느낀 점은, 결국 성패를 가르는 것은 얼마나 열심히 하느냐가 아니라 얼마나 똑똑하게 하느냐에 달려 있다는 것입니다.
여기서 스타트업 도구의 중요성이 강조됩니다. 제한된 인력과 자원으로 대기업과 경쟁하거나 새로운 시장을 개척하려면, 우리의 손발이 되어줄 강력한 무기가 필요하기 때문입니다.
오늘은 제가 실제로 경험하고 수많은 전문가들이 입을 모아 추천하는, 창업자의 시간을 획기적으로 절약해주고 회사의 성장을 가속화하는 필수 SaaS 솔루션들에 대해 깊이 있게 이야기해보려 합니다.
업무의 흐름을 완벽하게 장악하는 프로젝트 관리
스타트업을 시작하면 가장 먼저 마주하는 혼란은 바로 업무의 파편화입니다. 카카오톡으로 지시하고, 이메일로 파일 주고받고, 엑셀로 일정을 관리하다 보면 어느 순간 누가 무엇을 하고 있는지 모르는 ‘카오스’ 상태에 빠지게 됩니다.
이때 필요한 것이 제대로 된 프로젝트 관리 시스템입니다. 과거에는 단순히 할 일을 적어두는 투두 리스트 수준이었다면, 2024년과 2025년의 트렌드는 올인원 워크스페이스입니다.
저는 개인적으로 노션과 클릭업을 강력하게 권장합니다. 노션은 단순한 메모 앱을 넘어 회사의 위키(Wiki)이자 데이터베이스 역할을 수행합니다.
신규 입사자가 들어왔을 때 온보딩 문서를 따로 만들 필요 없이, 잘 정리된 노션 페이지 하나만 공유하면 회사의 비전부터 당면 과제까지 한눈에 파악할 수 있게 됩니다.
이는 창업자가 매번 같은 말을 반복해야 하는 시간을 획기적으로 줄여줍니다. 실제로 많은 유니콘 기업들이 초기 단계에서 노션을 통해 사내 문화를 정립했습니다.
한편, 조금 더 세밀한 일정 관리와 개발 프로세스가 필요하다면 클릭업이나 아사나 같은 툴이 제격입니다.
특히 클릭업은 ‘모든 앱을 대체하겠다’는 슬로건처럼 방대한 기능을 제공하는데, 개발자부터 마케터까지 서로 다른 직군의 업무 흐름을 하나의 플랫폼에서 시각화할 수 있다는 점이 매력적입니다.
칸반 보드 형태로 업무의 진행 상황을 공유하면, 굳이 “그거 다 됐어?”라고 물어보는 마이크로 매니지먼트 비용을 없앨 수 있습니다.
불필요한 미팅을 없애는 소통의 기술
한국의 조직 문화에서 가장 비효율적인 부분을 꼽으라면 단연코 잦은 회의입니다. 스타트업은 실행이 우선이어야 하는데, 회의하다가 하루가 다 가는 경우가 허다합니다.
이를 해결하기 위해서는 비동기 커뮤니케이션을 활성화해야 하며, 여기에 최적화된 스타트업 도구가 바로 슬랙입니다.
슬랙은 단순한 채팅 프로그램이 아닙니다. 업무별, 프로젝트별로 채널을 나누어 대화의 맥락을 유지할 수 있게 해줍니다. 카카오톡과 같은 개인 메신저를 업무에 사용하면 공과 사의 구분이 모호해지고, 지난 대화 기록을 찾기도 어렵습니다.
슬랙을 도입하여 각종 알림을 연동해두면, 개발 서버에 문제가 생겼거나 새로운 고객 문의가 들어왔을 때 실시간으로 대응할 수 있습니다.
최근에는 줌이나 구글 미트 같은 화상 회의 툴과 연동하여, 텍스트로 설명하기 복잡한 문제는 즉시 5분 내외의 짧은 화상 미팅으로 해결하는 문화가 정착되고 있습니다.
핵심은 기록입니다. 구두로 나눈 이야기는 휘발되지만, 협업 툴에 남긴 기록은 자산이 됩니다.
나중에 문제가 생겼을 때 누구의 귀책인지 따지는 것이 아니라, 어떤 맥락에서 그런 의사결정이 내려졌는지를 복기할 수 있어 조직의 성숙도를 높이는 데 크게 기여합니다.
잠자는 시간에도 회사가 돌아가는 자동화의 마법
제가 초기 창업자들에게 가장 강조하는 부분이 바로 ‘업무 자동화’입니다. 인력이 부족한 스타트업에서 사람이 직접 엑셀을 복사해서 붙여넣고, 이메일을 일일이 보내는 것은 죄악에 가깝습니다.
이러한 반복 업무를 기계에게 맡기면 창업자는 그 시간에 전략을 짤 수 있습니다. 여기서 등장하는 게임 체인저가 바로 재피어입니다.
재피어는 서로 다른 앱들을 접착제처럼 연결해주는 도구입니다.
예를 들어, 홈페이지의 구글 설문지로 잠재 고객의 문의가 들어오면, 자동으로 재피어가 작동하여 슬랙 채널에 알림을 띄우고, 동시에 노션 데이터베이스에 고객 정보를 저장한 뒤, 고객에게는 “문의가 접수되었습니다”라는 이메일을 발송하게 할 수 있습니다.
이 모든 과정이 사람의 손을 거치지 않고 24시간 내내 자동으로 이루어집니다.
최근에는 메이크나 썬더비트 같은 툴도 주목받고 있습니다. 코딩을 전혀 모르는 문과 출신 창업자라도 조금만 공부하면 자신만의 자동화 파이프라인을 구축할 수 있습니다.
실제로 자동화를 도입한 팀과 그렇지 않은 팀의 생산성 차이는 10배 이상 난다고 확신합니다. 단순 반복 업무에서 해방되는 순간, 팀원들의 사기는 올라가고 창의적인 일에 몰입할 수 있는 환경이 조성됩니다.
디자인과 마케팅을 위한 효율적인 선택
제품이 아무리 좋아도 고객이 모르면 무용지물입니다. 하지만 전문 디자이너나 마케터를 고용하기에는 예산이 빠듯한 것이 현실입니다. 이때 캔바와 같은 디자인 툴은 구세주와 같습니다.
포토샵이나 일러스트레이터 같은 전문 툴을 다루지 못해도, 캔바에서 제공하는 수천 개의 템플릿을 활용하면 전문가 수준의 로고, 명함, 소셜 미디어 게시물을 뚝딱 만들어낼 수 있습니다.
또한 마케팅 자동화 측면에서는 허브스팟이나 스티비 같은 툴을 눈여겨볼 만합니다. 고객 관계 관리(CRM)와 이메일 마케팅을 통합하여, 우리 서비스에 관심을 보인 고객을 끝까지 추적하고 관리할 수 있습니다.
초기 스타트업에게 고객 데이터 한 명 한 명은 너무나 소중합니다. 엑셀로 관리하다가 데이터를 날리거나 꼬이는 실수를 범하지 말고, 처음부터 체계적인 스타트업 도구를 세팅하여 확장 가능한 구조를 만들어야 합니다.
인공지능 시대의 새로운 경쟁력 확보
2025년을 바라보는 시점에서 AI 도구를 빼놓고는 생산성을 논할 수 없습니다. 챗GPT나 클로드 같은 대규모 언어 모델은 이제 선택이 아닌 필수입니다.
단순히 질문에 답을 하는 수준을 넘어, 사업계획서의 초안을 작성해주고, 복잡한 엑셀 수식을 짜주며, 심지어 코딩까지 도와줍니다.
개발자가 없는 창업자라도 AI의 도움을 받아 간단한 랜딩 페이지를 직접 구축하거나, MVP(최소 기능 제품)를 기획하는 사례가 늘고 있습니다. 개발자들 사이에서도 깃허브 코파일럿 같은 AI 코딩 도우미를 통해 개발 속도를 획기적으로 단축하고 있습니다.
창업자는 이러한 AI 도구들을 자신의 비서처럼 부릴 줄 알아야 합니다. “이런 건 전문가에게 맡겨야지”라고 생각하는 순간 비용이 발생하고 속도가 느려집니다.
내가 직접 AI를 활용해 80% 수준의 결과물을 빠르게 만들어내고, 디테일한 부분만 전문가의 도움을 받는 것이 린(Lean) 스타트업의 핵심 전략입니다.
결국 스타트업 도구는 창업자의 철학을 반영합니다. 어떤 도구를 선택하느냐에 따라 조직의 일하는 방식이 결정됩니다. 비싸고 유명한 툴을 쓴다고 해서 저절로 일이 잘되는 것은 아닙니다.
우리 팀의 현재 상황과 문제점이 무엇인지를 명확히 파악하고, 그 가려운 부분을 가장 정확하게 긁어줄 수 있는 도구를 선택해야 합니다.
그리고 그 도구를 팀원 모두가 능숙하게 다룰 수 있도록 교육하고 문화를 만드는 과정이 뒤따라야 진정한 생산성 향상을 맛볼 수 있을 것입니다.
지금 당장 우리 팀의 업무 리스트를 점검해 보십시오. 그리고 비효율적인 구멍을 메워줄 도구를 찾아 적용해 보십시오. 그 작은 변화가 1년 뒤 놀라운 성장 곡선을 만들어낼 것입니다.
